破除管理僵局！HR如何应对员工拒绝签字确认违纪证据或处罚结论

发布时间：2025-04-30 21:40

关键词：劳动纪律工作守则违纪事实处罚依据严重违反规章制度

员工实施违纪行为后，HR为了对员工作出处理，避免有可能产生的后续用工风险，通常会选择让员工对于违纪事实进行签字确认。不可否认，如果员工可以签字确认自己存在违纪事实的，该证据就几乎可以被仲裁和法院所认定。哪怕员工事后提供一组又一组的反驳证据，又极力强调签字的无奈性和被迫性，但该观点几乎不可能得到仲裁和法院的采信。

既然员工的签字对于证实其实施了违纪行为具有如此决定性的法律效力，反过来员工必然会对此非常谨慎和抵触。接下来HR时常需要面对和解决的问题就是：员工拒不签字的，自己该怎么办？

其实法律上从来没有“员工对违纪事实不签字确认的，用人单位就无法实施处罚”的内容。但令人纠结的点在于：虽然员工不签字，用人单位也可以实施处罚决定。但如员工日后诉诸法律程序的，如何保证自己实施的处罚结论能够被司法认可呢？用人单位最为在意的是要让自己作出的决定在法律上能够站得住脚，经得起考验。如果员工拒不签字的，貌似这样的期望就很难实现。

首先，我们认为需要HR直面的是，员工拒不签字是非常正常的一种反应。任何涉及到员工自身切身利益，而又可能对自己不利的事实，相信任何人都会有逃避和回避的主观心态，这是非常正常的。之所以需要说这些，是希望HR可以很平和地看待员工的反应，不要误会是员工不配合自己的工作，更不要因为员工拒绝签名而恼羞成怒，愤怒只会让自己更加迟钝和笨拙。保持平稳心态，认真思考分析，一定可以找寻到其他解决问题的办法。

其次，HR需要分析员工拒绝签字的原由是什么。根据我们的分析，员工拒绝签字一般有两个原因，其一：担心自己的违纪事实会被用人单位掌握；其二：担心用人单位会以此为据对自己作出最为严厉的处罚。对于员工的担心一，其实如果其真正实施了违纪行为，其主观心态上必然存在逃避处罚的侥幸心理。但其同时也会明理智的告诉自己，该违纪事实不是其不签字就可以全面否认的。只要用人单位施加绵力，仍然可以查明真相。事实上此时员工的心态上是非常紧张的，而HR正是应该利用这一点对其不断施加必要的压力。

对于员工的担心二，HR应告知员工书面材料的签署仅是用人单位基于人事管理需要而为调查违纪事实所用，是否对员工实施处罚还需要综合讨论研究后确定。这样做，是通过将违纪事实的调查与违纪行为的处罚相分离，从而有效地解除员工对于违纪事实调查的抵触情绪。HR也可以通过交谈和沟通委婉地安抚员工的情绪，使其不至于对处罚结论过于悲观。一般来说，不是非常严重的违纪行为，用人单位也不会直接痛下杀手。HR与其机械地执行任务失败纠结，更应该做的是运用自己的优势完成工作目标。人事工作，重中之重是如何有效地通过与上下级之间的沟通和交流来解决人事管理问题。

再次，我们建议在员工拒绝签字的情况下可以被考虑使用的替代方法包括：

（1）运用电子设备固定违纪事实，例如设置监控设备、安装视频装备、语音音频录音等；

（2）HR在与员工交流提出签字要求时可安排1-2名工作人员在场见证。一旦员工说出一些认可实施违纪行为的话，但其又不同意签字确认的，用人单位可要求见证人在违纪调查材料中签名并陈述见证经过，以证人证言的证据形式提交仲裁和法院；

（3）可以通过变换的方式，既然员工拒绝在用人单位提供的书面材料上签字，那HR可以要求其对事件内容和过程进行自述，这其中有时也存在会对用人单位有利的内容；

（4）HR也可以考虑组织员工与冲突方或员工的上级管理者面对面陈述事实、意见和观点，自己则旁观聆听。如此，有时也会有关于事实真相和证据固定的意外收获。

总之，调查员工违纪，固定违纪证据确实不是一件容易的事情，HR应当尽可能通过技巧和策略去完成违纪事实的固定工作。（完）